„Alles muss man selber machen!“ –Vielleicht haben Sie selbst schon einmal lamentiert, dass Sie niemandem guten Gewissens eine Aufgabe übertragen können, weil es außer Ihnen ohnehin keiner richtig macht…
Fakt ist jedoch: Delegieren ist eine der wichtigsten Führungskompetenzen. Erst erfolgreiches Delegieren ermöglicht, dass Führungskräfte ihre Führungsaufgabe wahrnehmen können, sich auf das Wesentliche konzentrieren und ihre begrenzte Zeit nicht mit Mikromanagement verbringen. „Das grundlegende Geheimnis der Kunst des Managens besteht im Delegieren“, hat es der britische Historiker und Publizist Cyril Northcote Parkinson einmal auf den Punkt gebracht.
Ganz klar: Delegieren hilft uns, effizienter zu arbeiten. Schließlich kann keiner alles gleichzeitig machen und überall zur selben Zeit sein. Obwohl Unternehmer und Führungskräfte sich dessen durchaus bewusst sind, tun sich viele schwer mit dem Loslassen. Denn nichts anderes bedeutet es schließlich, wenn wir einem Mitarbeiter eine Aufgabe oder ein Projekt übertragen: Wir geben diese Aufgabe, dieses Projekt aus den eigenen Händen. Und es ist vorher nicht immer absehbar, ob uns das Resultat zufriedenstellen wird.
Delegieren kann man lernen
Die gute Nachricht ist: Erfolgreich zu delegieren kann man lernen. Zunächst einmal sollte man sich jedoch von der eigenen Selbstüberschätzung verabschieden, alles selbst am besten bewältigen zu können. Mag sein, dass dies für den Moment gilt. Doch nur wenn wir Mitarbeitern die Chance geben, in eine Aufgabe hineinzuwachsen, werden sie uns letztlich Arbeit abnehmen.
Und – auch das ist möglich – das Ergebnis durch eine neue Herangehensweise oder eine andere Perspektive vielleicht sogar verbessern können. Ganz zu schweigen von unserem Minus an Stress und unserem Plus an Zeit fürs Wesentliche!
Sie tun sich schwer damit, Verantwortung abzugeben? Sie haben Angst, dabei die Kontrolle zu verlieren? Gleichzeitig fühlen Sie sich gestresst, weil Sie das Gefühl haben, alles immer selbst erledigen zu müssen? Vielleicht können wir Ihnen mit unseren Tipps rund ums erfolgreiche Delegieren weiterhelfen:
Aufgaben analysieren
Verschaffen Sie sich einen genauen Überblick über alle aktuellen Projekte und Aufgaben. Priorisieren Sie! Fragen Sie sich, welche Aufgaben tatsächlich nur Sie erledigen können und welche sie kurz- und mittelfristig aus der Hand geben können und müssen. Gehen Sie dabei nach dem Prinzip von John D. Rockefeller vor, das besagt, „dass man niemals etwas selbst tun soll, was jemand anderes für einen erledigen kann.“
Mitarbeiter auswählen
Nehmen Sie die Aufgabe in den Blick, die Sie delegieren wollen und überlegen Sie, welcher Mitarbeiter in Ihrem Team grundsätzlich die Fähigkeiten hat, diese zu stemmen. Denken Sie dabei nicht zwangsweise in Hierarchien oder alten Strukturen. Ihre Idealbesetzung ist aktuell mit vielen anderen Aufgaben betraut? Dann setzen Sie durch Umverteilung eben Kapazitäten frei!
Aufgabe übertragen
Delegieren Sie Aufgaben nicht zwischen Tür und Angel. Schreiben Sie auch keine Mail. Nehmen Sie sich Zeit, den Kollegen persönlich zu briefen. Es sollte nicht Ihr Ziel sein, Arbeit wegzuschaffen oder einem Mitarbeiter noch mehr Arbeit aufzuladen, als er ohnehin schon hat. Sie suchen eine Idealbesetzung für eine Aufgabe und haben dabei an ihn gedacht! Nutzen Sie die Gelegenheit, um dem Mitarbeiter zu vermitteln, dass Sie seine Fähigkeiten erkennen, ihm vertrauen und Sie seine persönliche Weiterentwicklung unterstützen möchten.
Schritt für Schritt vorgehen
Es gibt verschiedene Arten zu delegieren. Sie können einem Mitarbeiter haarklein vorgeben, was er zu tun und was er zu lassen hat, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen. Sie können ihm aber auch Freiraum für eigene Entscheidungen lassen. Wenn es sich nicht um einmalige Aufgaben handelt, bietet es sich an, in mehreren Schritten vorzugehen. Zu Beginn wird der Mitarbeiter präzise Anweisungen benötigen. Je mehr eigene Erfahrungen er macht, desto mehr Spielraum können Sie ihm lassen. Dabei können auch die Zeiträume, in denen Sie seine Arbeit kontrollieren, immer länger werden.
Einarbeitung ermöglichen
Das Delegieren von Aufgaben sollte nicht spontan und impulsgesteuert erfolgen. Sie sollten dem Mitarbeiter Zeit und Möglichkeit geben, sich in komplexere Aufgabenstellungen einzuarbeiten. Formulieren Sie nicht nur die Aufgabe, erläutern Sie auch, in welchem Zusammenhang die Aufgabe steht, welche Ziele Sie damit verfolgen und was konkret Sie von ihm erwarten. Geben Sie ihm wichtige Informationen mit auf den Weg und die Zeit selbst zu recherchieren, wo notwendig.
Transparenz schaffen
Ihr Team arbeitet für gemeinsame Ziele. Ebenso transparent wie die Ziele sollte auch die Aufgabenverteilung sein. Übertragen Sie einem Mitarbeiter ein bestimmtes Projekt, eine bestimmte Aufgabe, sollten die anderen Teammitglieder darüber informiert werden. Damit vermeiden Sie letztlich auch Mauscheleien und Missverständnisse.
Feedback geben
Geben Sie dem Mitarbeiter Entscheidungsbefugnis, lassen Sie sich aber regelmäßig über den Stand der Dinge informieren – am besten in kurzen, persönlichen Gesprächen. So behalten Sie den Überblick und können dem Mitarbeiter direktes Feedback geben. Und letztlich auch die Sicherheit, dass er bei Problemen mit Ihrer Unterstützung rechnen kann!
Unterstützen und durchhalten
Sie glauben, es dauert zu lange, eine komplexe Aufgabe zu erklären? Sie glauben, dass letztlich nur Sie die Aufgabe lösen können? Sie denken, das Ergebnis wird schlechter, wenn Sie etwas nicht selbst bearbeiten. Mag sein, dass Sie am Anfang zusätzlich Zeit investieren müssen, Fehler passieren und die Ergebnisse nicht denen entsprechen, die Sie selbst erreichen könnten. Halten Sie durch, denn die Erfahrung lehrt: Es ist in der Regel nur eine Frage der Zeit, bis ihr Mitarbeiter zu gleichen, wenn nicht besseren Ergebnissen kommt.
Anders heißt nicht schlechter
Eine Aufgabe aus den Händen zu geben, kann auch heißen, eine andere Herangehensweise zuzulassen. Hat sich der Mitarbeiter eine Weile eingearbeitet und intensiv mit einer Aufgabe beschäftigt, sollten Sie zum Beispiel auch akzeptieren, wenn er Prozesse verändert. Wenn Ihr Mitarbeiter etwas anders macht als Sie, bedeutet das ja noch nicht, dass er es schlechter macht. Eine Erkenntnis, die gerade Chefs, die ein Unternehmen selbst aufgebaut haben, oft schwer fällt.
Für alle, die noch mehr hilfreiche Tipps zum Thema „Führung“ wollen, findet das Seminar „Erfolgreich Führen“ von Jörg Löhr im Juli in München und im November in Augsburg statt.
