Eine Umfrage des Hamburger Instituts „präsentarium“ unter 5000 Führungskräften ergab: Manager finden die meisten Präsentationen, die sie in ihrem Berufsalltag erleben, alles andere als überzeugend. Satte 82 Prozent der Präsentationen werden als langweilig empfunden, 14 Prozent immerhin noch als „zielführend“ und nur 4 Prozent als wirklich „begeisternd“. Eine wahrlich niederschmetternde Analyse! Kein Wunder also, wenn sich in deutschen Besprechungsräumen gähnende Müdigkeit breitmacht, sobald das Licht gedimmt wird und die erste Folie an der Wand flimmert. Bei Präsentationen sind wir auf Langweile geradezu konditioniert!
Dass es auch anders geht, zeigt eine kurze Recherche. So befassen sich zahlreiche Coaches intensiv mit dem Thema, und wer in einschlägigen Suchmaschinen nach Tipps und Links fahndet, wird schnell umfassend fündig. Auch der Buchmarkt hat einiges an Präsentationsratgebern zu bieten: Klassiker wie „Das Präsentationsbuch“ von Gene Zelazny, seit vielen Jahren Direktor für Visuelle Kommunikation bei der Unternehmensberatung McKinsey. Und Neuerscheinungen wie „Einfach präsentieren“ von Martina Pütz.
Vor drei Jahren hatte die Redaktion von ManagerSeminare fachkundige Testleser gebeten, die damals gerade erschienenen Buchneuheiten zum Thema Präsentationen genauer unter die Lupe zu nehmen und u.a. im Hinblick auf ihren Gehalt, ihre visuelle Gestaltung und ihre Relevanz zu prüfen. Tatsächlich bewertete die Jury zwei der vier Titel (u.a. „Zen oder die Kunst des guten Präsentationsdesigns“) in puncto Relevanz mit der höchsten Punktzahl. Es gibt also durchaus Hoffnung für deutsche Besprechungszimmer, denn wer eigene Präsentationen ernsthaft verbessern möchte, der findet jede Menge Hilfestellung und Anregung.
Fangen wir mit ein paar Grundregeln guter Präsentationen an. Nummer 1: Wer andere überzeugen will, muss selbst überzeugt sein. Das bedeutet nicht nur, dass der Vortragende engagiert und dabei authentisch sein sollte – er sollte auch tief im Thema stecken und nicht erkennbar an der Oberfläche dümpeln.
Selbstsicheres Auftreten, deutliche Aussprache
Unsere Kompetenz und Authentizität vermitteln wir aber nicht besonders eindrücklich, indem wir Präsentationen mit Daten und Fakten überfrachten. Im Gegenteil: Das Wichtigste an einer guten Präsentation sind wenige, aber klare Botschaften. Und wie so oft im Leben: Nicht nur der Inhalt zählt, auch die Verpackung! Selbstsicheres Auftreten kann man lernen. Körpersprache und Artikulation (nuschelnde Redner sind eine Folter!) können das Gesagte wirkungsvoll unterstreichen – oder eben nicht.
Auch die Sprache entscheidet: Gesprochene Texte unterliegen anderen Gesetzen als geschriebene. Wer seine Zuhörer nicht überfordern will, sollte mit möglichst vielen Verben arbeiten und sich nicht in komplizierten Nebensatzkonstruktionen verlieren. Ausgemerzt gehören langweilige Phrasen, die keiner mehr hören kann. Eine Redensart aber sollten Sie dennoch im Kopf behalten: Übung macht den Meister! Denn wer ein guter Vortragsredner werden will, muss tatsächlich üben und Erfahrungen sammeln. Je mehr, desto besser.
Gute Präsentationen. Das Thema ist durchaus komplex. Lassen Sie uns darum ein bisschen tiefer eintauchen. „Präsentationen und Vorträge sind Werbung – um Zustimmung!“ findet Gerriet Danz, ehemaliger Kreativdirektor einer renommierten Werbeagentur und Autor des Ratgebers „Neu präsentieren“. Die kreative Aufgabenstellung sollte seines Erachtens ebenso sorgfältig und mit den gleichen Techniken geplant werden wie eine Werbekampagne. So sieht Danz neun Schritte zur Vorbereitung und Durchführung einer guten Präsentation:
Step 1: Zielgruppe analysieren
Step 2: Nutzen definieren
Step 3: USP identifizieren
Step 4: Kernbotschaft isolieren
Step 5: Argumentation aufbauen
Step 6: Inhalte inszenieren
Step 7: Wirkung testen
Step 8: Die Präsentation halten
Step 9: Feedback einholen
Quelle: Gerriet Danz, Neu präsentieren, S. 18f. Campus Verlag 2010
Zunächst gilt es also, die richtigen Fragen zu stellen: Wer ist meine Zielgruppe? Welchen Wissensstand kann ich voraussetzen, und wie viele Informationen kann ich ihr zumuten? Wie „tickt“ mein Publikum?
Im zweiten Schritt wird der inhaltliche Wert überprüft: Wie profitieren die Zuhörer? Welcher Nutzen steckt in den Inhalten? Je überzeugender es gelingt, den Nutzen herauszuarbeiten, desto besser.
Marketingstrategen und Verkaufspsychologen sind stets auf der Suche nach sogenannten USPs, Unique Selling Products. Auch Vorträge und Präsentationen sollten unter dem Aspekt von Alleinstellungsmerkmalen konzipiert sein. Oder, wie es Autor Gerriet Danz formuliert: „Raus aus der Austauschbarkeit! Rein in die Unverwechselbarkeit!“
Zuhörer können nur eine begrenzte Zahl von Informationen aufnehmen, und nur wenige Botschaften gelangen ins Gedächtnis der Zuhörer. Darum ist es so wichtig, Kernbotschaften herauszuarbeiten und diese eindrücklich und prägnant in den Gehirnen des Publikums zu verankern. Dies schaffen Sie am leichtesten, indem Sie Bilder in den Köpfen der Zuhörer erzeugen.
Neben dem Sammeln guter Argumente und dem Inszenieren von Inhalten steht bei sehr wichtigen Reden und Präsentationen auch eine Generalprobe vor einem Testpublikum auf der Agenda, um Wirkungen zu testen und an der Präsentation zu feilen. Ebenso wie eine Werbekampagne auf ihre Wirkung hin evaluiert wird, sollte man auch nach einer Präsentation möglichst umfassendes Feedback einholen. Auch aus konstruktiver Kritik lässt sich schließlich vieles lernen.
Planvolle Vorbereitung, Umsetzung und Analyse sind wichtig, aber nicht alles. Lassen Sie uns darüber reden, mit welchen Techniken, Tricks und Tools Sie Ihre Zuhörer fesseln können.
30 Millionen Beamer-Präsentationen, so schätzen Experten, werden jeden Tag auf der ganzen Welt gehalten. Die einfache Handhabung von Präsentationsprogrammen wie PowerPoint, so meinen Experten, entpuppt sich jedoch nicht immer als Segen. Dass Folienpräsentation in den vergangenen Jahren einen internationalen Siegeszug angetreten habe, hat wohl auch etwas damit zu tun, dass es Vortragende gerne vermeiden, ihre Zuhörer direkt anzusehen und direkt anzusprechen. Doch genau das mache eine gute Präsentation, einen guten Vortrag eben aus: Blickkontakt, direkte Ansprache, Authentizität.
Fest steht: Wer sein Publikum mitreißen möchte, braucht mehr als einen Foliensatz. Und wenn mit Folien präsentiert wird, dann sollte Folgendes beachtet werden:
Weniger ist mehr!
Ebenso wichtig: Niemals sollten Charts einfach abgelesen werden. Auf jeder Folie sollte nur eine markante Botschaft zu sehen sein, die erst im Vortrag, im gesprochenen Wort näher ausgeführt wird.
Verzichten Sie auf überflüssigen Schnickschnack: Soundeffekte, Überblendungen, all das lenkt nur vom Thema ab. Auch sollten Sie beim Schriftbild sparsam mit Schrifttypen und Farben umgehen. Auch hier ist weniger oft mehr. Vermeiden Sie langatmige Aufzählungen. Mehr als sieben Stichpunkte sollten nie auf einer Folie zu finden sein.
Fachleute sind der Meinung, dass starre Grafiken nur eine geringe Wirkung auf das Publikum haben. Viel überzeugender sind animierte Grafiken – also etwa wachsende Balken in Balkendiagrammen oder ansteigende bzw. sinkende Kurven.
Überraschen Sie Ihre Zuhörer mit einem markanten Einstieg und einem Schluss, der im Gedächtnis haften bleibt. Würzen Sie ihre Präsentation mit guten Metaphern, Storys und Ideen.
Gezielt Pausen einsetzen
Der Griff in die Trickkiste sollte aber gut gewählt sein und nicht zu aufgesetzt wirken. Ebenso wie überraschende Effekte sollten Sie beispielweise auch gezielt Pausen einsetzen, um die Aufmerksamkeit Ihrer Zuhörer zu gewinnen. Auch hier ist Blickkontakt wichtig, damit es nicht so aussieht, als hätten Sie nur den Faden verloren.
Eines ist sicher: Wie gut Ihre Präsentation auch sein mag, länger als 30 Minuten können Ihnen Ihre Zuhörer kaum konzentriert folgen. Darum gilt für alle Vortragenden: Fasen Sie sich so kurz wie möglich und vereinfachen Sie Ihre Botschaft, so gut es geht. Lassen Sie sich auch von möglichen Unterbrechungen nicht aus der Ruhe bringen: ob Nachzügler, Handyklingelton, Zwischenruf oder Zwischenfrage. Am besten ist: Sie bereiten sich auf den Fall der Fälle schon einmal gezielt vor, dann können Sie eine störende Situation ganz locker managen.
